为什么贵公司需要电子文件管理系统

行政部门于2019年12月16日发布

智能手机,电脑键盘,笔记本和笔在白色的桌子上

你是否曾经在你的电脑上急着寻找一份重要的合同,但它似乎已经消失了? 或者你不得不花很多时间给你的员工发邮件.

如果没有电子文件管理系统,文件就很难找到,甚至可能丢失.

这不仅占用了你宝贵的时间, 但它会让你的公司损失生产力. 你甚至可能面对 数据安全 问题.

幸运的是, 如果您选择实现一个将所有文档保存在一个地方的电子文档管理系统,您的公司可以获得许多好处. 请继续阅读,了解为什么你的公司应该切换到这个系统的七个原因.

1. 给你的员工更多的灵活性

公司是否有员工每天都要出差, 居家办公, 或者在移动设备上工作? 如果是这样的话, 使用企业文件管理系统,您和您的员工可以访问所有重要的文件,无论您在哪里.

这些系统可以从你公司可能使用的任何网络设备提供24/7的访问.

这种灵活性允许你的员工获取他们需要的任何文件,而不需要跑到办公室或让其他人通过电子邮件发送.

2. 减少文件丢失或损坏的风险

当您使用基于云的文档管理系统时, 您可以更少地担心由于损坏而丢失您的文件, 意外删除, 自然灾害, 或电脑崩溃. 你的文件都将被备份到云中,如果你丢失了一个本地副本,你可以在云中下载它们.

更好的是,这些系统有一个 数据备份 如果发生了什么事,它甚至可以让您访问以前版本的文件.

So, 如果另一个员工不小心擦除了文档内容的一半, 你不需要找人重做. 您可以简单地将文件恢复到旧版本.

3. 公司内部更流畅的沟通

将所有文档以电子方式存储在一个系统中,使您的员工更容易进行沟通和协作.

您和您的员工将不再需要担心转发文件. 相反,您可以搜索系统并立即获得所需的文档.

你可以期待项目进行得更加顺利,因为工人们将会浪费更少的时间来移交文件和互相追踪. 您的员工还可以一起处理相同的文档并监视更改.

甚至更好的, 您可以将您的电子文档管理系统与团队使用的第三方软件集成在一起.

4. 改进的文档安全

当你把所有的文件存储在公司的电脑上,而不是一个安全的集中的地方, 你更容易受到 网络安全威胁.

如果有人入侵了你们公司的网络, 他们可以接触到你的机密商业文件并窃取信息.

如果员工下载了带有病毒的电子邮件附件, 这甚至可能破坏或删除文件.

电子文件管理系统配备了严格的控制,允许您选择谁可以访问文件. 这些系统还使用带有防火墙和网络安全工具的安全云服务器,以帮助防止黑客攻击.

5. 节约成本

虽然你有电子文件管理系统的费用, 你会发现,从长远来看,这个系统可以帮助你的公司节省资金.

当您不需要寻找文件或向他人请求文件时,可以考虑节省时间. 这意味着花在这种浪费的工作上的时间更少了.

你还可以避免因文件丢失等错误而支付费用. 毕竟, 这可能会导致受影响的客户或客户选择其他业务,而不是浪费时间等待您的公司找到丢失的东西.

如果你的公司使用纸质的记录系统,你可以节省更多的钱. 你知道你办公室的每个员工都能做什么吗 每年1万张纸 如果你改用电子文档管理系统,你可以大大减少你的纸张成本(以及任何碎纸机成本).

您还可以考虑这样一个事实:您不需要一个物理位置来存储文件. 这是否意味着更少的硬盘, 文件柜, 或存储箱, 您的公司将节省资金,因为需要更少的存储空间.

6. 提高了工作效率

为您的业务文档使用一个中央存储库可以极大地提高您工作场所的生产率. 当您需要查找一个特定的文件而不知道它的名称时,您就会得到特别的好处.

企业文档管理系统组织文件的方式允许您在不需要知道文件名的情况下进行优化搜索. 您可以使用关键字或标记,或通过搜索子类别甚至元数据,轻松地找到特定的文件.

您还可以考虑从电子文档管理系统中获得的改进的协作. 这将帮助你的员工更快地完成他们的任务, 他们是否在创建文档, 填写发票, 或者为客户完成合同.

7. 简单的法规遵从性

当涉及到像健康记录这样的文件时,你也应该考虑遵守规则, 法律文件, 和财务数据.

这些标准通常与保护、跟踪、验证和检索文档有关.

他们还必须保留关键文件的备份,您可以根据请求恢复.

当您没有一个集中的系统并试图自己遵循这些规则时,满足所有这些规则可能会成为一个令人头疼的问题. So, 改用电子文件管理系统可以提供必要的控制,使你的工作更容易.

为您的业务使用电子文件管理系统

现在您知道了电子文档管理系统的好处. So, 你会发现,从效率和安全性较低的纸质系统或自制的电子系统转换是有意义的.

您需要考虑搜索功能、安全设置和版本管理工具等特性. 您还需要考虑移动支持和与任何第三方软件的兼容性.

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发布: CQ9传奇


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