精简打印管理的4步指南

2020年1月6日

在办公室墙上钉印图片的男子

管理打印服务是数千个企业的组成部分, 但它很少得到应有的关注. 尽管为项目提供了关键材料, 市场营销, 和内部沟通, 大多数公司还没有采取正确的措施来确保他们的系统平稳运行. 这就导致了时间的浪费,项目时间的延长,以及市场营销机会的错过. 失去的东西太多了, 这意味着精简你公司的印刷方式是你不能跳过的事情. 以下是ITG的四步指南,教你如何简化打印管理,并以最有效的方式使用这些宝贵的资源.

1. 选择完美的打印机

亚利桑那州最大的复印机供应商之一, 打印机, 和扫描仪, CQ9传奇有专业的知识,CQ9传奇的客户需要从他们的办公技术. 选择合适的打印机时要考虑的关键因素包括:

  • 你的行业. 你的打印机需要复制和扫描功能吗? 您是否需要具有特定行业功能的打印机, 比如OCR(光学字符识别),或者打印和拷贝时收取费用的跟踪能力?

  • 公司规模. 你需要多少台打印机? 您正在寻找本地或网络打印机吗?

  • 你要打印什么. 您的打印机将用于内部文件还是营销材料? 你需要一台可以打印产品的机器吗?

  • 环境影响. 您的企业是否有任何环保措施需要您的打印机遵守? 你正在寻找比你现在的型号更环保的选择吗?

要找到所有这些问题的答案是很困难的, 并找出这些因素在你做决定时的重要性. 幸运的是,在ITG,CQ9传奇向CQ9传奇的打印机专家提供免费咨询. CQ9传奇可以帮助您确定您的打印机需求,并比较机器,以找到最适合您的业务.

2. 集成定制软件

您需要的打印软件完全取决于您的公司是做什么的以及它们是如何工作的. 您可能需要特定行业的软件,以便您的打印机可以更有效地使用. 还有一些定制打印机软件,各种规模和重点的企业都可以使用. 以下是一些有用的功能,你可以得到自定义打印机软件:

  • 安全印刷. 每个企业都要处理某种形式的机密信息. 安全列印软件的特点包括,列印某一类型的文件前,必须由获授权的雇员签到. 这样的措施可以确保私人文件的私密性.

  • 文档分布. 你曾经在会议期间在打印的文件上做过笔记吗, 然后不得不浪费时间把它们打出来与你的团队分享? 与 文件分发软件, 你可以扫描你的文件, 将其转换为一个可编辑的Word或Excel文件, 并与您的团队分享进一步合作.

  • 环保的措施. 印刷对于任何试图减少碳排放的公司来说都是一个巨大的问题. 通过安装定制打印软件, 您可以设置诸如个别打印限制等功能, 环保的默认设置, 打印机使用跟踪. 这些措施也可以用来降低印刷成本, 并找出哪些地方可以减少不必要的印刷.

如果您想了解更多关于定制软件如何使您的业务更高效的信息, 取得联系 与CQ9传奇. CQ9传奇知道,一个好的打印机可以成为一个伟大的工具,当与合适的软件配对, CQ9传奇已经准备好帮助你进入下一个阶段.

3. 联系你的客户

你是否有尚未触及的客户目标? 通过简化您的打印过程, 你可以打印更多的材料,并以一种更有组织的方式制作它们. 这将允许你建立一个更大的营销活动,而执行时间却更短.

在ITG,CQ9传奇有几十种方法来解决您在客户拓展方法中可能面临的障碍. CQ9传奇与各种规模的企业合作过,并有多年的经验处理您可能面临的所有问题. CQ9传奇可以定制CQ9传奇的CQ9传奇,以适合贵公司的方法, 增加你的材料产出,同时降低邮寄成本. CQ9传奇可以帮你打印从感谢卡到礼品盒的所有东西——这是你与客户联系的时候!

4. 自动化系统

清单上的前三个步骤将帮助你创建一个强大的工作流程,为你提供发展业务的工具. 只有一个问题——维护. 许多公司没有专门的员工来管理他们的打印系统. 这听起来不是什么大问题, 但它会侵蚀其他员工的生产力, 谁把时间花在解决卡纸和连接问题上,而不是专注于分配给他们的项目.

幸运的是,这个问题有一个简单的CQ9传奇: 自动化.

打印过程中的许多步骤都可以自动化. 供应订单和软件更新是自动化元素的很好的例子,这意味着在办公室维护方面少了一件需要担心的事情. 另一种使流程自动化的方法是让一两个员工承担修复打印机问题的责任. 培训这些人所花的几个小时与他们的同事花在清除错误信息或更换墨粉上的时间相比,根本不值一提. 自动化并不总是意味着使用电子设备——它只是意味着将一个过程转换成可以用更少的努力完成的事情.

为您的业务使用电子文件管理系统

通过实现这四个步骤, 您可以创建一个精简的打印管理系统,以最有效的方式利用您的打印工具. 然而, CQ9传奇明白,要确切地知道您需要什么以及哪种选择最适合您可能会很困难. 市场上有很多产品, 当你的选择对你的业务至关重要时,知道他们将如何合作似乎是一个冒险的决定.

这就是为什么CQ9传奇提供免费技术评估,就在CQ9传奇的网站上. 你所要做的就是输入你的联系方式,CQ9传奇的行业专家会与你联系. CQ9传奇将确切地了解您的需求,并讨论可用的选项. 你会得到一个打印系统,能提供你需要的一切, CQ9传奇的行业专业人士提供量身定制的建议. 精简你的印刷管理系统将给你时间和资源来发展你的业务, 达到你的目标, 更有效地沟通.

发布: CQ9传奇


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